Bevissthet om hvorfor du kommuniserer hjelper deg å nå målene dine. Men for størst effekt bør du lage dokumenter som hjelper leseren å nå sine mål.
Hvorfor kommuniserer du?
Profesjonell kommunikasjon handler for det meste om å påvirke og overbevise. For å kunne gjøre det på best mulig måte, trenger du å vite hvorfor du kommuniserer og hvem du kommuniserer med.
For å kommunisere effektivt trenger du å ha klart for deg følgende punkter:
- Hensikten med innholdet. Hvorfor blir dokumentet skrevet? Hva ønsker du å oppnå?
- Publikum. Hvem skal lese dokumentet? Er det flere enn de du først tror?
- Interessenter. Hvem blir berørt av dokumentet eller prosjektet?
- Kontekst. Hva er bakgrunnen for at dokumentet blir laget? Hva er situasjonen rundt?
Denne kalles retorisk bevissthet, og er et steg på veien til kommunikasjon med maksimal påvirkningskraft.
Lesersentrert tilnærming
Innenfor design av produkter, nettsider og applikasjoner er brukersentrert utvikling og design en metode som viser gode resultater. Konverteringsratene på nett øker, applikasjonene og produktene fungerer bedre og selger mer — og brukerne og kundene er mer fornøyde.
Det handler om å lage det brukeren faktisk trenger. I stedet for å nå en “gjennomsnittlig person” (som likevel ikke eksisterer), finner man ut hva publikum ser etter og hvordan de bruker et nettsted eller produkt.
Når en bruker kan utføre oppgaven sin på en enkel måte og sitter igjen med et positivt inntrykk, er brukeropplevelsen god.
Du kan overføre brukerfokus-prinsippene fra nett- og produktdesign til dokumentene du lager for å kommunisere og påvirke. Ved å designe kommunikasjonen for mottakeren forstår de deg bedre, og du oppnår mer av det du ønsker.
Lesersentrerte dokumenter gjør det lett for leseren å utføre oppgavene sine. Og du kan lage dokumentene slik at leseropplevelsen blir god.
Senior interaksjonsdesigner i Northern Beat, Cecilie Tveter, sier at gode brukeropplevelser består av tre kritiske faktorer: Innhold, funksjonalitet og design.
Ved å jobbe med de tre elementene skaper du lesersentrert innhold som virker.
Lag innholdet leseren trenger
Målanalyse
I tillegg til å være klar på hva du ønsker å oppnå, er det nyttig å analysere hva som er leserens mål. Leseren skal kanskje lære seg å gjøre noe, ta et valg basert på informasjon eller være i stand til å kontakte deg.
Forfatter og skrivecoach Nils Petter Smeby foreslår å starte med en mål- og mottakeranalyse i stedet for en disposisjon.
Faren med en disposisjon er nemlig at du begynner å tenke på skrivejobben, i stedet for å konsentrere deg om målet med informasjonen. Du tenker kanskje: «Først må jeg ha en innledning, og så en oversikt, og deretter...».
Skriver han i boka «122 ekstremt nyttige knep for deg som vil skrive bedre på jobben», og fortsetter:
I stedet for en disposisjon skal du skrive en målanalyse, som rett og slett er en oversikt over hva leseren skal kunne gjøre etter at hun har lest.
På den måten flytter du fokuset ditt fra «hva ønsker jeg å fortelle» til «hva trenger leseren for å utføre oppgaven sin».
Mottakeranalyse
I tillegg trenger du å vite hvem leseren er og hva han eller hun kan fra før. Smeby sier at vi må se informasjonen vår fra leserens ståsted for at den skal være effektiv:
Et hvert tema har en rekke ulike sider, og mange av dem er helt uinteressante for leseren. Ikke fall for fristelsen til legge ut i det vide og brede om kompliserte tekniske saker og ting bare fordi du forstår dem selv. Ta med det leseren trenger å vite, og ikke noe mer.
Er leseren en ekspert med erfaring fra ditt fagfelt? Eller en byråkrat som bestiller det du leverer for første gang?
Du vil skrive ganske forskjellig innhold basert på hvem du skriver til.
Når du har innhold som gjør leserens oppgaver enkle å løse, kan du gjøre leseropplevelsen enda bedre ved hjelp av design.
Funksjonalitet og design som hjelper leseren å komme i mål
I tillegg til innholdet, trenger du ofte plass til andre elementer.
Dette kan være informasjon som mottaker- og avsenderadresse, kontaktinformasjon, arkiv- og journalføringskoder. Eller det kan være funksjonalitet som innholdsfortegnelser, sidenummer og annen navigasjon.
For leseren er selve innholdet det viktigste. Derfor bør du utforme dokumentet slik at innholdet trekkes frem, mens resten behandles som bakgrunnsinformasjon. Da legger du til rette for fokusert lesing, som hjelper både leseren og deg å nå målene med kommunikasjonen.
Dette kan du gjøre visuelt ved å gi hovedinnholdet god plass, med nok luft rundt og tydelig inngang slik at leseren ser hvor hun skal begynne. Gjør det enkelt å lese ved å optimalisere typografien.
For at ikke bakgrunnsinformasjonen skal ta fokus fra innholdet, kan den for eksempel ha svakere farge, mindre størrelse, være plassert nederst på arket eller – i lange dokumenter – på egne sider.
Innholdsfortegnelsen er navigasjon
En god innholdsfortegnelse gir leseren en rask oversikt over lengre dokumenter som rapporter og tilbud, og gjør det lett å finne tilbake til spesifikke deler senere.
I tillegg kommuniserer innholdsfortegnelsen at du har inkludert alt som skal med gjennom informative overskrifter og navn på vedlegg.
På papir blar leseren seg fram til rett sidetall, mens hun på skjerm klikker for å havne på rett sted.
Hvis det er et dokument der det er naturlig å hoppe fra sted til sted, kan det gi en bedre brukeropplevelse å inkludere navigasjon på hver side. Dette kan være lenker til kapitler og innholdsfortegnelsen, eller visuelt vise hvor i dokumentet leseren befinner seg.
Hjelp leseren – og deg selv
For å lage dokumenter som gjør jobben sin best mulig, bør du være bevisst på hvilken retorisk situasjon du befinner deg i slik at du kan lage innhold med god påvirkningskraft.
Dokumentene og presentasjonene dine blir bedre ved å fokusere på leseren. I stedet for å begynne med det du ønsker å fortelle, list opp med hva leseren trenger for å utføre oppgaven sin.
Gjennom innhold, design og funksjonalitet lager du lesersentrerte dokumenter som gir gode leseropplevelser – samtidig som de hjelper deg å oppnå dine mål.