En presentasjon kan kommunisere mye på kort tid til mange, men for å oppnå resultater må ikke lysbildeserien brukes som krykke.
Du har sikkert sett presentasjoner der du har lurt på om det er slik det skal ende. Den som presenterer bruker tettpakkede lysbilder som sine egne talenotater, har ikke tilpasset innholdet til publikum og ramser opp fakta mens poengene er mumlende og uklare.
Hjernen din fylles sakte opp av kulepunkter. Sort på hvitt. Times New Roman. En og annen clip-art-illustrasjon fra Office 97. Det er den lengste halvtimen i ditt liv og du gleder deg bare til det er over – uansett årsak.
Den som presenterer sender Powerpoint-fila på epost, og tror det _er_ presentasjonen. Ingen leser den. De vil helst bare glemme.
--
En presentasjon er nemlig hele fremførelsen av poenger og argumenter – der lysbildeserien er et av flere virkemidler.
Så for å holde publikum i live er det lurt å starte fra begynnelsen.
Hvorfor presenterer du?
Når du presenterer er det for å skape forandring hos publikummet ditt.
Du ønsker å
- Få dem til å forstå ditt synspunkt
- Overbevise dem til å tro på din idé eller prosjekt
- Endre oppfatningen deres om deg og temaet du tar opp
- Få de til å gjøre noe – til å handle i din favør
Det er nettopp dette kommunikasjon handler om: å få noen til å skjønne hvorfor du er opptatt av temaet du tar opp. Overbevise om at de kan forbedre seg på et område, at de bør gi støtte til prosjektet ditt, spre idéen din eller kjøpe tjenestene dine.
Du presenterer sjelden eller aldri “bare for å informere”. Hvis alle er enige og har samme synspunkt er det vel bare å sende ut et notat eller en kort rapport.
Mennesker – også ditt publikum – er emosjonelle skapninger
For å overbevise og få noen til å endre synspunkt må du nå dem både intellektuelt og emosjonelt.
Mennesker påvirkes av ikke-verbal kommunikasjon, troverdighet og visuelle virkemidler. Vi blir ofte først overbevist emosjonelt, for så å bruke logikk og fakta for å rasjonalisere overfor oss selv hvorfor.
Publikum får et inntrykk av deg allerede før du starter å presentere. Hvordan du sier noe er ofte minst like viktig som hva du sier.
Det du sier under en presentasjon er ofte ganske tettpakket verbalt innhold. Da er det best å bruke de andre virkemidlene du råder over til å forsterke poengene i stedet for bare å repetere dem.
Valg av sted, språkbruk, kroppsspråk, bekledning, presentasjonens lengde og lysbildeserie kan alle brukes strategisk og taktisk for å oppnå det vi ønsker.
Hvordan lage en lysbildeserie som forsterker budskapet
For å lage bedre presentasjoner kan det være nyttig å tenke på lysbildene sine til slutt. Det sier Aaron Weienberg fra TED, og fortsetter:
Presentasjonen må stå på egne ben; lysbildene er bare noe du legger som et ekstra lag over for å forbedre lytteopplevelsen.
Før du gjør ferdig en presentasjon er det viktig å ha klart for deg hva du ønsker å oppnå, og med hvilket publikum. Tenk gjennom hva som er hovedpoenget og hvilke støttepoenger du trenger.
Så setter du opp presentasajonens struktur, og finner ut hvordan du kan fortelle en fengende historie for publikum.
Når du har en solid disposisjon kan du lage lysbilder som hjelper deg å fortelle historien og nå målene du har satt.
Lag et sammenhengende visuelt uttrykk
Argumentene dine blir forsterket av at lysbildene ser ut som de hører til den samme historien. En gjennomført visuell sammenheng binder sammen presentasjonen og gir et godt inntrykk.
Det kan du best få til ved å lage en mal som spesifiserer at det er dine profilfarger, skrifttyper og grafiske elementer som skal brukes, og at plasseringen av elementene er konsekvent.
Men det er også viktig at malen ikke blir en tvangstrøye.
Du trenger også variasjon og frihet
Det kan være fint å tydelig vise publikum når du beveger deg til et nytt tema ved å variere uttrykket. Hvis lysbildene dine vanligvis er hvite med mørk tekst, kan du for eksempel lage kapitteloverskrifter (og hele seksjoner) med hvit tekst og en av dine profilfarger som bakgrunn.
I tillegg til lysbilder med konsekvent plassering av overskrifter og andre elementer, må du også ha en variant som er helt tom slik at du kan plassere hva du vil.
For det er viktigere å nå målene med presentasjonen enn å følge malen til enhver pris.
Hold det enkelt – og spar på logobruken
Visuell sammenheng og bruk av merkevare betyr ikke nødvendigvis at logoen din skal være med på hvert eneste lysbilde. Ha den med på første og siste, og bruk eventuelt et symbol eller bare navn i bunnteksten. Publikum vet hvem du er.
Og for all del: ikke bruk de mest fancye overgangsanimasjonene i Powerpoint for "å skape liv". De gjør bare at publikum dør litt inni seg hver gang.
Tenk gjennom tekstmengden
Det er alltid bedre med mindre tekst. Hvis du har så mye tekst at publikum ikke oppfatter raskt hva det står, bør du se om du kan dele den opp eller fjerne noe.
Aaron Weinberg fra TED igjen:
Hvis det er mange ord på lysbildene dine, ber du publikum om å dele oppmerksomheten sin mellom hva de leser og hva de hører.
Og det gjør at begge deler blir mindre effektive.
Hvis du har mye tekst fordi du skal dele ut lysbildene etterpå, er det en bedre måte å løse det på:
- Når du starter: fortell tilhørerne at de skal få innholdet i presentasjonen når du er ferdig, slik at de kan følge med på det du sier og ikke trenger å notere det du viser.
- Når du er ferdig – og ikke før: gi dem et dokument med poengene dine. Det kan være at du bruker notat-funksjonen i Powerpoint, eller deler ut et eget tekstdokument.
På den måten slipper du at lysbildeserien skal ha to funksjoner, som fører til at den ikke gjør noen av delene bra.
I tillegg gir du fra deg et dokument som er bedre egnet til å overbevise leseren på egenhånd enn en presentasjons-fil. Dette kan være en god idé å gjøre selv om du ikke har for mye tekst på lysbildene i utgangspunktet.
Bruk bilder som forsterker meningen med det du sier
Bilder kommuniserer veldig mye, og er spesielt egnet for emosjonell påvirkning. De riktige bildene forsterker budskapet ditt uten å ta bort oppmerksomheten fra det du forteller.
Bildene du bruker bør understreke konseptet du snakker om og ha enkel komposisjon. Det må være tydelig for publikum hvorfor du kombinerer bildet med det du sier.
For størst effekt, bruk heldekkende bilder eller lysbildeoppsett som er laget for at bildet skal komme godt frem.
Fokuser på publikum
Det er forståelig om du gjerne vil fortelle alt, vise alle bildene, grafene og tallene og helst få frem hele det grafiske uttrykket ditt i presentasjonen.
Men du må heller tenke på de som skal se presentasjonen – ditt publikum. Her kan vi lære fra de som jobber med webdesign og brukeropplevelse (UX):
Etterhvert som mer innhold og flere oppgaver skulle løses på små skjermer, vokste det opp en strategi for å designe for mobil først. Når man har liten plass til innholdet, må man tenke gjennom hva som skal prioriteres.
Det viktigste er det brukeren er der for å gjøre eller lese. Når man lager websider definerer man hva som er “top tasks” og strukturerer og designer nettsidene deretter.
Du kan bruke samme tilnærming når du lager presentasjonen din og utformer lysbildene ved å stille spørmålene:
- “Hjelper dette publikum med å forstå mitt synspunkt?”
- “Øker dette sjansen for å overbevise dem?”
- “Vil dette gjøre det lettere for dem å svare ja?”
Svarene vil fortelle deg om du bør ha logoen på hvert lysbilde, fylle på med tekst og ekstravagante overganger – eller om du skal holde det enkelt, tydelig og bruke lysbildene til å forsterke det du sier.
For å oppsummere (i noen kulepunkter)
Ordet “Powerpoint” er satt sammen av kraft og poeng. Det betyr å få frem poengene dine med styrke. Argumentene blir kraftigst når du bruker Powerpoint til å forsterke det du sier.
Presentasjon handler om mer enn å ha en fin lysbildeserie. Det handler om å påvirke publikum til å endre synspunkt, bli engasjerte av ideene dine og å ville si ja til det du foreslår.
Da må du selge ideene dine med intellektuelle og emosjonelle virkemidler. Du må bruke ikke-verbale signaler for å forsterke poengene dine, og sørge for at lysbildene ikke konkurrerer med det du sier.
Hvis presentasjonen din allerede er god, blir den bedre med en lysbildeserie som fokuserer på publikum, henger sammen visuelt, bruker lite tekst og lar gode bilder kommunisere konseptene som tas opp.
Og da – når alle kommer seg ut i live etter å ha sett deg presentere – har du et godt utgangspunkt for videre kontakt.