Dokumentene vi bruker i hverdagen har stort potensiale som kommunikasjonskanal. Med litt hjelp vil de formidle tydeligere, gi et bedre inntrykk og hjelpe deg å nå målene dine.
Det er lett å tenke at bedriftens kommunikasjon består av gjennomtenkte kanaler som nettside, nyhetsbrev, brosjyrer, annonser og annet materiell laget for å nå virksomhetens mål.
Men egentlig kommuniserer vi profesjonelt hver gang vi er i kontakt med noen, enten det er en kunde, noen i det offentlige eller personer internt i bedriften.
Vi ønsker å oppnå resultater gjennom å informere, spørre om noe eller at mottakeren handler slik vi ønsker.
Til denne hverdagskommunikasjonen bruker vi ofte dokumenter som brev, tilbudsdokumenter, rapporter, skjemaer eller presentasjoner. Innhold som lages på kontoret av flere ansatte og sendes ut direkte til viktige interessenter. Ofte fordi de har bedt om informasjonen.
Denne typen kommunikasjon kalles permission marketing, og er en av de mest effektive kommunikasjonsstrategiene. Eksempler er nyhetsbrev som folk frivillig melder seg på, at de følger bedrifter i sosiale medier og oppsøker de på stand.
Så de hittil hverdagslige kontordokumentene er faktisk en uutnyttet kommunikasjonskanal med stort potensiale for forbedring og effektivisering – bare man inkluderer dem i bedriftens gjennomtenkte kommunikasjon.
Gjennomtenkte dokumenter
Ved å bruke kommunikasjons- og designprinsipper kan dokumentene utformes for å fungere på best mulig måte, både for innholdet og mottaker.
For det er mottakeren som er viktigst når vi kommuniserer. Vi må sørge for at det blir minst mulig arbeid å lese dokumentene. De må gi et godt og profesjonelt førsteinntrykk og være tydelige i hva de handler om, hvem de er fra og hvorfor det er viktig at de blir lest.
Man må se på hierarkiet i innholdet, og designe lettforståelige dokumenter, som er innbydende og lette å lese ved hjelp av detaljert jobbing med typografi og tekstplassering. Det blir lettere å lese hele dokumentet uten å miste tråden fordi tekstlinjene er for lange eller mellomrommet mellom linjene er for stort/lite.
Det er også viktig for tydeligheten å skille mellom for- og bakgrunnsinformasjon. Forgrunnsinformasjon er de delene av dokumentet som hjelper med å nå bedriftens mål – som oftest selve teksten i dokumentet. Mens bakgrunnsinformasjon er alt det andre, som sidetall, adresser, firmanavn og annen info.
Og så må dokumentmalene henge sammen visuelt med resten av kommunikasjonen deres. Profilfargene deres brukes som temafarger, slik at eventuelle grafer og elementer følger deres profil og ikke Word sine standardinnstillinger. Ideelt sett bør skrifttypene fra den grafiske profilen brukes, og dokumentene sendes som PDF for å beholde utformingen.
De hverdagslige kontordokumentene brukes ofte, koster lite og når ut til mange. Ved å gjøre noen gjennomtenkte grep kan de løftes opp til å bli en del av bedriftens virksomhetskritiske kommunikasjon.